A. Hakikat Pengorganisasian dan Organisasi
Fungsi pengorganisasian (organizing=pembagian kerja) berkaiatan erat dengan fungsi perencanaan, karena pengorganisasian pun harus direncanakan. Pengertian pengorganisasian (organizing) dan organisasi (organization) berbeda.
Organizing berasal dari kata organize yang berarti menciptakan struktur dengan bagian-bagian yang diintegrasikan sedemikian rupa, sehingga hubungannya satu sama lain terikat oleh hubungan terhadap keseluruhannya. Organisasi diartikan menggambarkan pola-pola, skema, bagan yang menunjukkan garis-garis perintah, kedudukan karyawan, hubungan-hubungan yang ada, dan lain sebagainya.
Apa pengertian pengorganisasian (organizing) dan organisasi (organization) itu? Untuk pengertian pengorganisasian dan organisasi ini, penulis mengikuti definisi-definisi yang dikemukakan para penulis sebagai berikut.
George R. Terry
Organizing is the establishing of effective behavioral relationship among persons so that they may work together efficiently and gain personal satisfaction in doing selected tasks under given environmental conditions for the purpose of achieving some goal or objective (Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu).
Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan
Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.[1]
James D. Mooney
Organization is form of every human association for the attainment of common purpose. (organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudiro
Organisasi adalah suatu sistem yang dinamis yang selalu berubah dan menyesuaikan diri dengan tekanan internal, eksternal, dan selalu dalam proses evolusi yang kontinu.
1. Organisasi Dalam Arti Statis
Organisasi dalam arti statis berarti melihat organisasi sebagai sesuatu yang tidak bergerak/diam. Ada berbagai macam pandangan tentang organisasi dalam arti statis, antara lain sebagai berikut :
a. Organisasi dipandang sebagai wadah atau sebagai alat (tool) berarti tempat di mana kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dijalankan.
b. Organisasi dipandang sebagai jaringan dari hubungan kerja yang bersifat formal seperti yang tergambar dalam suatu bagan dengan mempergunakan kotak-kotak yang beraneka ragam.
c. Organisasi dipandang sebagai saluran hierarki kedudukan atau jabatan yang ada yang menggambarkan secara jelas tentang garis wewenang, garis komando, dan garis tanggung jawab.
2. Organisasi Dalam Arti Dinamis
Organisasi dalam arti dinamis berarti memandang organisasi sebagai suatu organ yang hidup, suatu organisme yang dinamis. Memandang organisasi sebagai organisme yang dinamis berarti memandang organisasi tidak hanya dari segi bentuk dan wujudnya, tetapi juga melihat organisasi itu dari segi isinya. Dengan demikian terdapat berbagai macam pandangan tentang organisasi dalam arti dinamis, sebagai berikut :
a. Organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi itu selalu bergerak mengadakan pembagian tugas/pekerjaan sesuai dengan sistem yang telah ditentukan serta sesuai pula dengan lingkup daripada organisasi itu.
b. Organisasi dalam arti dinamis berarti memandang organisasi itu dari segi isinya.
3. Organisasi Sebagai Sistem Kerjasama
a. Organisasi sebagai sistem kerjasama merupakan suatu sistem mengenai pekerjaan-pekerjaan yang dirumuskan dengan baik, dan masing-masing pekerjaan itu mengandung wewenang, tugas, dan tanggung jawab tertentu yang memungkinkan orang-orang dari suatu organisasi dapat bekerjasama secara efektif dalam usaha mencapai tujuan bersama.
b. Organisasi sebagai sistem kerjasama adalah suatu sistem daripada aktivitas-aktivitas kerjasama dari sekelompok orang yang mengadakan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
4. Organisasi Sebagai Sistem Tata-Hubungan Kerja
Tata hubungan kerja ialah hubungan yang dilakukan oleh orang-orang yang berada di dalam suatu situasi kelompok (group situation) untuk mengadakan kerjasama dalam usaha mencapai tujuan bersama. Tata hubungan dapat bersifat pribadi, formal, informal, langsung atau secara tidak langsung. Apabila kegiatan dalam kelompok itu semakin kompleks, maka diperlukan sistem pembagian tugas, ketentuan atau peraturan yang harus ditaati dan dijalankan oleh setiap anggota. Dalam hal demikian maka perlu ditunjuk anggota yang diserahi tugas untuk melaksanakan ketentuan atau kebijakan yang telah ditetapkan oleh pemimpin.
5. Organisasi Sebagai Proses Pembagaian Tugas
a. Organisasi sebagai proses pembagian tugas adalah suatu proses menetapkan dan mengelompokkan jenis pekerjaan yang akan dilakukan serta merumuskan suatu pelimpahan wewenang dan tanggung jawab yang memungkinkan orang-orang yang diserahi tugas itu dapat bekerjasama secara efektif dan efisien dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
b. Organisasi sebagai proses pembagian tugas merupakan suatu proses pembagian tugas serta mengatur dan menentukan bagian-bagian atau orang-orang yang diserahi untuk memikul tugas dan tanggung jawab dari suatu bentuk usaha.
B. Prinsip-prinsip Organisasi
Untuk terwujudnya suatu organisasi yang baik, efektif, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan, secara selektif harus didasarkan pada prinsip-prinsip organisasi sebagai berikut:[2]
1. Prinsip tujuan organisasi (principle of organizational)
Menurut prinsip ini tujuan organisasi harus jelas dan rasional, apa bertujuan untuk mendapatkan laba (business organization) ataukah untuk memberikan pelayanan (public organization). Hal ini merupakan bagian penting dalam menentukan struktur organisasi.
2. Prinsip kesatuan tujuan (principle of unity of objective)
Menurut prinsip ini, di dalam suatu organisasi harus ada kesatuan tujuan yang ingin dicapai. Organisasi secara keseluruhan dan tiap-tiap bagiannya harus mencapai tujuan tersebut. Organisasi akan kacau jika tidak ada kesatuan tujuan.
3. Prinsip kesatuan perintah (principle of unity of command)
Menurut prinsip ini, hendaknya setiap bawahan menerima perintah ataupun memberikan pertanggungjawaban hanya kepada satu orang atasan, tetapi seorang atasan dapat memerintah beberapa orang bawahan.
4. Prinsip rentang kendali (principle of the span of management)
Seorang manajer hanya dapat memimpin secara efektif sejumlah bawahan tertentu. Jumlah bawahan tergantung kecakapan dan kemampuan manajer bersangkutan.
5. Prinsip pendelegasian wewenang (principle of delegation of authority)
Hendaknya pendelegasian wewenang dari seorang atau sekelompok orang kepada orang lain jelas dan efektif, sehingga ia mengetahui wewenangnya.
6. Prinsip keseimbangan wewenang dan tanggung jawab (principle of paraty of authority and responsibility)
Hendaknya wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Wewenang yang didelegasikan dengan tanggung jawab yang timbul karenanya harus sama besarnya, dan tidak meminta pertanggungjawaban yang lebih besar dari wewenang itu sendiri.
7. Prinsip tanggung jawab (principle of responsibility)
Pertanggungjawaban dari bawahan terhadap atasan harus sesuai dengan garis wewenang (line authority) dan pelimpahan wewenang. Seseorang hanya bertanggung jawab kepada yang melimpahkan wewenang tersebut.
8. Prinsip pembagian kerja (principle of departmentation)
Pengelompokan tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan yang sama ke dalam satu unit kerja hendaknya didasarkan atas eratnya hubungan pekerjaan tersebut.
9. Prinsip penempatan personalia (principle of personnel placement)
Penempatan orang-orang pada setiap jabatan harus didasarkan atas kecakapan, keahlian, dan keterampilannya (the right man, in the right job).
10. Prinsip jenjang berangkai (principle of scalar chain)
Saluran perintah atau wewenang dari atas ke bawah harus merupakan mata rantai vertikal yang jelas dan tidak terputus-putus serta menempuh jarak terpendek.
11. Prinsip efisiensi (principle of efficiency)
Suatu organisasi dalam mencapai tujuannya harus dapat mencapai hasil yang optimal dengan pengorbanan yang minimal.
12. Prinsip kesinambungan (principle of continuity)
Organisasi harus mengusahakan cara-cara untuk menjamin kelangsungan hidupnya.
13. Prinsip koordinasi (principle of coordination)
Prinsip ini merupakan tindak lanjut dari prinsip-prinsip organisasi lainnya. Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan mengintegrasikan segala tindakan.
C. Unsur-unsur Organisasi
Secara sederhana organisasi memiliki tiga unsur, yaitu ada orang, ada kerjasama, dan ada tujuan bersama. Tiga unsur organisasi itu tidak berdiri sendiri-sendiri, akan tetapi saling kait atau saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan yang utuh. Adapun unsur-unsur organisasi secara terperinci adalah:[3]
1. Manusia
Man (orang-orang), dalam organisasi disebut dengan istilah pegawai atau personnel. Pegawai terdiri dari semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekerja. Semuanya itu merupakan kekuatan manusiawi organisasi.
2. Kerjasama
Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu membantu atau suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Dalam arti yang lainnya kerjasama adalah dua orang atau lebih untuk melakukan aktivitas bersama yang dilakukan secara terpadu yang diarahkan kepada suatu target atau tujuan tertentu. Oleh karena itu, semua anggota yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer, dan pekerja.
3. Tujuan Bersama
Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan juga mennggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah ditetapkan.
Menurut jangka waktunya, kapan tujuan itu dapat tercapai dibedakan menjadi :
a. Tujuan jangka panjang, misalnya Era Pembangunan 25 tahun di negara kita.
b. Tujuan jangka menengah, misalnya tujuan Pembangunan Lima Tahun (Pelita).
c. Tujuan jangka pendek, misalnya tujuan yang dicapai dalam masa pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN).
4. Peralatan (Equipment)
Unsur yang keempat daripada organisasi adalah peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana/tool, berupa materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainny (tanah, gedung/bangunan/kantor).
5. Lingkungan (Enviroment)
Yang termasuk sebagai faktor lingkungan ini antara lain keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi.
a. Kondisi yang secara langsung maupun secara tidak langsung berpengaruh terhadap gaya gerak dan kehidupan organisasi.
b. Tempat atau lokasi, sangat erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan transportasi yang harus dilakukan oleh organisasi
6. Kekayaan Alam
Yang termasuk dalam kekayaan alam ini misalnya keadaan iklim, udara, air, cuaca (geografi, hidrografi, geologi, klimatologi), flora dan fauna.
7. Kerangka Atau Konstruksi Mental Organisasi
Konstruksi mental organisasi ini berupa prinsip-prinsip organisasi. Organsasi modern dibangun dan digerakkan berdasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut :
a. Pembagian tugas (division of work)
b. Pendelegasian wewenang (delegation of authority)
c. Disiplin (disipline)
d. Kesatuan arah (unity of dierction)
e. Rentangan pengawasan (spon of control)
f. Koordinasi (coordination)
g. Jenjang organisasi (hierarchy)
h. Sentralisasi (centralization)
i. Inisiatif (inisiative)
j. Kesatuan jiwa korp (esprit de corp)
D. Macam dan Bentuk Organisasi
1. Macam organisasi dari segi jumlah pucuk pimpinan
Dari segi jumlah pucuk pimpinan, organisasi dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi tunggal (single organization) dan organisasi jamak (plural organization) atau (plural executive organization).
a. Organisasi tunggal
Dinamakan organisasi tunggal apabila pucuk pimpinan organisasi itu ada di tangan satu orang. Nama pimpinan yang dipergunakan tergantung dari jenis kegiatan organisasi. Dalam bidang pemerintahan, misalnya Presiden, Menteri, Direktur.
b. Organisasi Jamak
Dinamakan organisasi jamak apabila pucuk pimpinan organisasi tersebut ada di tangan beberapa orang. Beberapa orang pimpinan tersebut merupakan suatu kesatuan. Nama dari kesatuan pimpinan itu ada bermacam-macam, tergantung dari jenis kegiatan atau fungsi organisasi atau lembaga tersebut, misalnya Presidium, Dewan, Majelis.
2. Macam Organisasi Dari Segi Keresmian
a. Organisasi Formal (Formal organization)
Dikatakan organiasasi formal apabila kegiatan yang dilakukan oleh beberapa orang yang tergabung dalam suatu kelompok secara sadar dikoordinasikan guna tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, sehingga orang-orang yang tergabung dalam kolompok itu mempunyai struktur yang jelas. Struktur menunjukkan suatu aliran hubungan yang menggambarkan hubungan wewenang, kekuasaan, dan tanggung jawab.
Struktur formal biasanya adalah hasil dari pengambilan keputusan yang eksplisit dan bersifat menentukan- ‘cetak biru’ mengenai cara berbagai kegiatan harus harus dihubungkan.biasanya ia merupakan cetakan-peta dan dimuat dalam buku-petunjuk (manual) organisasi, uraian posisi, dan dokumen-dokumen formal lainnya.[4]
b. Organisasi Informal (informal organization)
Organisasi informal adalah organisasi yang disusun secara bebas dan spontan, dan keanggotaannya diperoleh secara sadar atau secara tidak sadar, di mana kapan seseorang menjadi anggota sulit ditentukan. Biasanya, organiasasi informal bersifat sementara karena pembentukannya tidak didasarkan rencana yang matang dan jelas.
3. Macam Organisasi Dari Segi Tujuan
a. Organisasi Niaga atau Organisasi Ekonomi
Organisasi niaga atau organisasi ekonomi adalah organisasi yang tujuan utamanya mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya. Kegiatan yang dilakukan oleh organisasi niaga adalah memproduksi dan mendistribusikan barang dan jasa. Pelayanan yang diberikan adalah memberikan barang/jasa guna mendapatkan imbalan dalam bentuk uang. Konsumen dibebani biaya operasi dan laba. Karena itu organisasi ekonomi disebut juga organisasi keuntungan atau profit organization.
Organisasi niaga swasta antara lain, Firma (fa), Perseroan Komanditer (CV), Perseroan Terbatas (PT), Koperasi. Organisasi niaga pemeritah antara lain, Perseroan Terbatas Negara (Persero), Perusahaan Daerah, Perusahaan Negara Umum (Perum), dan Perusahaan Negara Jawatan (Perjan).
b. Organisasi Sosial atau organisasi Kemasyarakatan
Yang dimaksud dengan organisasi kemasyarakatan adalah organisasi kemasyarakatan seperti yang dimaksud dalam UU no. 8 tahun 1985 tentang Organisasi Kemasyarakatan. Pasal 1 UU no. 8 1985 memberikan pengertian bahwa yang dimaksud dengan organisasi kemasyarakatan adalah organisasi yang dibentuk oleh anggota masyarakat warga negara RI secara sukarela atas dasar kesamaan kegiatan, profesi, fungsi, agama, dan kepercayaan terhadap Tuhan YME, untuk berperan serta dalam pmbangunan dalam rangka mencapai tujuan nasional dalam wadah NKRI yang berdasarkan Pancasila.
Contoh organisasi sosial atau perhimpunan yang dibentuk pemerintah seperti Praja Muda Karana (Pramuka), Korps Pegawai RI (Korpri), dsb.
4. Macam Organisasi Menurut Luas Wilayah
a. Organisasi Daerah (Local Organization)
Organisasi daerah adalah organisasi yang luas wilayahnya meliputi suatu wilayah atau daerah tertentu. Luas wilayah suatu organisasi disesuaikan dengan pembagian wilayah yang berlaku dalam suatu negara. Di Indonesia misalnya, luas wilayah dibagi menjadi desa, kecamatan, kota administratif (kotip), kabupaten, kota, dan propinsi. Atas dasar pembagian wilayah, maka ada perusahaan yang membagi wilayah operasinya menjadi perusahaan bagian barat, dan perusahaan bagian timur. Misalnya, PT Industri Sandang, dibagi menjadi dua wilayah, yaitu PT Industri Sandang I yang meliputi Patal-patal (pabrik pemintalan) dan pabrikteks (Pabrik Tekstil) yang ada dibagian barat, dan PT Industri Sandang II yang meliputi Patal-patal dan Patun (Pabrik Tenun) yang ada dibagian Timur.
b. Organisasi Nasional (National Organization)
Organisasi nasional adalah organisasi yang luas wilyahnya meliputi seluruh wilayah dalam suatu negara. Di Indonesia misalnya, pemerintah pusat, organisasi kepartaian dan kekaryaan (PPP, PDI, Golkar)
c. Organisasi Regional (Regional Organization)
Organisasi regional merupakan organisasi yang luas wilayahnya meliputi beberapa negara tertentu saja. Organisasi regional melahirkan kerjasama regional, yaitu kerjasama menurut kawasan. Lahirnya organisasi regional disebabkan karena adanya persamaan dalam suatu kawasan. Beberapa contoh organisasi regional yaitu, ASEAN, League of Arab states, South Pasifik Forum (SPF), Organization of Afrika Unity (OAU), European Economic Community (EEC).
d. Organisasi Internasional (Nation Organization)
Organisasi internasional adalah organisasi yang anggota-anggotanya meliputi negara-negara dunia (United Nations Organization-UNO). Dalam bahasa Indonesia, UNO dikenal dengan Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB). PBB didirikan tanggal 24 Oktober 1945 setelah ditandatanganinya United Nations Charter oleh negara-negara yang termasuk dalam Lima Besar (The Big Five), yaitu: Amerika Serikat, Inggris, Prancis, Rusia, dan Cina. PBB terdiri dari beberapa lembaga sebagai pembantu, yaitu: Majelis Umum, Dewan Keamanan, Dewan Ekonomi Sosial, Dewan Perwalian, Mahkamah Internasional, dan Sekretariat Jendral.
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan, Drs. H. Malayu S.P., Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah, Bumi Aksara, Jakarta, 2001.
Siagian, S.P., Filsafat Administrasi, Bumi Aksara, Jakarta, 2003.
Silalahi, Drs. Ulbert, Studi tentang Ilmu Administrasi, Sinar Baru Algesindo, 2009.
Wursanto, Drs. Ig., Dasar-dasar Ilmu Organisasi, Andi, Yogyakarta, 2005.
http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi Situs tentang Organisasi dan unsur-unsurnya.
http://massofa.wordpress.com/2008/11/28/unsur-unsur-dan-bentuk-organisasi/ Situs tentang unsur-unsur dan bentuk organisasi.
http://tutorialkuliah.blogspot.com/2009/07/14-prinsip-organisasi-henry-fayol.html Situs tentang prinsip-prinsip organisasi menurut Henry Fayol.
