A. Pengertian Pengambilan Keputusan
Decision making is commonly defined as
choosing from among alternatives (Richard M. Hodgetts, 1975).
Decision making is the selection based on
some criteria of one behavior alternatuve from two or more possible alternative (George R. Terry, 1977).
Pengambilan keputusan adalah kegiatan yang
dilakukan oleh seorang (pimpinan) atau sekelompok orang (antarpimpinan atau
antarpimpinan dan bawahan) dalam usaha memecahkan dan mencari solusi dari suatu
problema yang dihadapi dengan merumuskan, menetapkan berbagai alternatif (Drs.
Ulbert Silalahi, M.A., 1989).
Hakikat pengambilan keputusan adalah suatu
pendekatan yang sistematis terhadap hakikat suatu masalah, pengumpulan
fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif yang dihadapi dan
mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling
tepat. Pengertian di atas menunjukan lima hal dengan jelas, yaitu:[1]
1.
Dalam proses pengambilan keputusan tidak ada hal yang terjadi secara
kebetulan;
2.
Pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan secara “sembrono” karena
cara pendekatan kepada pengambilan keputusan harus didasarkan kepada
sistematika tertentu.
3.
Bahwa sebelum suatu masalah dapat dipecahkan dengan baik, hakikat
daripada masalah itu harus diketahui dengan jelas.
4.
Bahwa pemecahan masalah tidak dapat dilakukan melalui “ilham” atau
dengan mengarang, akan tetapi harus didasarkan kepada fakta-fakta yang
terkumpul secara sistematis, terolah dengan baik dan tersimpan secara teratur
sehingga fakta-fakta/ data itu sungguh-sungguh dapat dipercayai dan bersifat up-to-date.
5.
Bahwa keputusan yang baik adalah keputusan yang telah dipilih dari
berbagai alternatif yang ada setelah alternatif-alternatif itu dianalisis
dengan matang.
Pengambilan keputusan yang tidak didasarkan
kepada kelima hal di atas akan dihadapkan kepada berbagai masalah seperti:
1.
Tidak tepatnya keputusan karena kesimpulan yang diperoleh dari
fakta-fakta dan data yang tidak up-to-date dan tidak dapat
dipercayai;
2.
Tidak terlaksananya keputusan karena tidak sesuai dengan kemampuan
organisasi untuk melaksanakannya, baik ditinjau dari segi manusia, uang maupun
material;
3.
Ketidakmauan orang-orang pelaksana untuk melaksanakannya karena tidak
terlihat dalam keputusan yang diambil sesuatu hal yang menunjukkan adanya
sinkronisasi antara kepentingan organisasi dan pribadi orang-orang di dalam
organisasi tersebut;
4.
Timbulnya penolakan terhadap keputusan karena faktor lingkungan belum
disiapkan untuk menerima akibat daripada keputusan yang diambil.
Penulis merumuskan bahwa pengambilan
keputusan merupakan suatu tindakan untuk memilih solusi dalam memecahkan suatu
masalah.
B. Berbagai Kekuatan Yang Mempengaruhi
Pengambilan Keputusan
1.
Dinamika Individu
Secara ontogenetik dan filogenetik, antara
individu yang satu dengan individu yang lain akan berbeda dalam mengambil
keputusan untuk kepentingan pribadinya. Setiap pengambil keputusan oleh
seseorang demi kepentingan organisasi akan dipengaruhi oleh kepentingan
pribadinya. Sebagai contoh, seorang direktur perusahaan yang dihadapkan pada
pengambilan keputusan wanita mana yang harus ditetapkan sebagai sekretaris dari
sejumlah pelamar, maka di sini faktor pribadinya akan turut berbicara.[2]
Jelaslah kiranya bahwa agar pemimpin dapat
meramalkan reaksi, sikap, dan tindak-tanduk para bawahannya dalam rangka
pelaksanaan daripada sesuatu keputusan yang diambilnya, ia perlu mengetahui
bagaimana pandangan para bawahan itu terhadap diri mereka sendiri. Misalnya,
jika tujuan organisasi bertentangan dengan tujuan individu di dalam organisasi
kecenderungan yang akan timbul ialah tidak tercapainya tujuan organisasi yang
efisien, efektif, dan ekonomis karena individu-individu pelaksana keputusan di
dalam organisasi akan cenderung untuk mencapai tujuan pribadinya terlebih
dahulu dengan, kalau perlu, mengorbankan kepentingan dan tujuan organisasi. Hal
yang demikian harus dicegah jangan sampai terjadi. Pencegahan yang terbaik
ialah dengan mensinkronisasikan tujuan dan kepentingan organisasi dengan tujuan
dan kepentingan individu di dalam organisasi.
2.
Dinamika Kelompok
Kelompok yang “baik” dalam suatu
organisasi adalah kelompok yang telah “dewasa” atau terus-menerus berusaha
supaya menjadi dewasa. Yang dimaksudkan dengan kedewasaan di sini ialah:[3]
a.
Kemampuan membina kerjasama yang intim dan harmonis dalam pelaksanaan
tugas yang menjadi tanggung jawab bersama;
b.
Kesediaan untuk membawahkan kepentingan pribadi dan kelompok kepada
kepentingan yang lebih luas, yaitu kepentingan organisasi;
c.
Kesediaan untuk menyerahkan sebahagian daripada hak kepada organisasi yang
dibarengi oleh kesanggupan untuk menerima kewajiban yang lebih besar;
d.
Kemampuan untuk memikirkan cara baru, prosedur baru, sistem baru demi
peningkatan kemampuan kerja yang lebih besar. Jika dalam suatu kelompok kerja
sering terdengar sebutan bahwa “kami telah selalu bekerja dengan cara yang
demikian ini dan tidak perlu merobahnya lagi”, hal ini merupakan suatu indikasi
bahwa tingkat kedewasaan kelompok itu masih rendah;
e.
Kemampuan untuk menerima dan mempergunakan perubahan. Perobahan dapat
dipandang sebagai suatu indikasi bahwa organisasi yang mengalami perubahan itu
adalah organisasi yang hidup.
3.
Dinamika Lingkungan
Pengambilan keputusan harus didasarkan
kepada satu skala prioritas yang rapih dan berencana oleh karena pada tingkat
dan ruang lingkup masing-masing, keputusan-keputusan yang diambil berbeda dalam
penting/tidaknya. Sesuatu keputusan menjadi penting apabila ia akan menjadi
landasan utama untuk pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi dan akan
berkurang pentingnya apabila keputusan itu hanya menyangkut bidang-bidang
penunjang. Suatu keputusan tidak berdiri sendiri. Suatu keputusan yang penting,
misalnya, merupakan suatu “sumber” yang menimbulkan reaksi berantai oleh karena
putusan yang demikian akan diikuti oleh keputusan-keputusan lain yang kurang
penting dan dibuat pada echelon yang lebih rendah. Dengan
perkataan lain dapat dikatakan bahwa suatu keputusan hanya merupakan suatu
titik dalam mata rantai waktu. Sekali satu keputusan yang diambil, segera
timbul perubahan dalam lingkungan keputusan tersebut. Akibatnya ialah timbulnya
masalah untuk dipecahkan. Pemecahan suatu masalah otomatis akan mengakibatkan
timbulnya masalah baru yang untuk pemecahannya sesuatu keputusan harus diambil
pula. Hadirnya selalu kekuatan-kekuatan pengubah dalam lingkungan memaksakan
adanya usaha yang terus-menerus untuk memperbaharui keputusan dan tindakan.
Kondisi, pengalaman, dan informasi baru menuntut perubahan dalam tujuan,
kebijaksanaan, perencanaan, program kerja, dan prosedur kerja.[4]
C.
Jenis-jenis Keputusan
Keputusan diklasifikasikan berdasarkan
struktur organisasi dan berdasarkan kondisi dan situasi sebagai berikut.[5]
1.
Keputusan berdasarkan struktur organisasi
Berdasarkan struktur organisasi tersebut,
keputusan diklasifikasikan sebagai berikut:
a.
Keputusan administratif
Keputusan
administratif adalah keputusan yang diambil oleh seorang administrator/manajer
puncak sebagai pucuk pimpinan organisasi kekaryaan (work organization).
Keputusan ini bersifat umum dan menyeluruh yang berfungsi sebagai landasan
kebijakan yang oleh eselon bawahan harus dilakukan pengejewantahan.
b.
Keputusan eksekutif
Keputusan eksekutif ialah keputusan yang
diambil oleh manajer eksekutif. Seperti dijelaskan di atas, kedudukan manajer
eksekutif berada di antara manajer puncak dan manajer operatif. Tugas manajer
eksekutif adalah meneruskan gagasan administrator dalam fungsinya sebagai
koordinator yang mengkoordinasikan para manajer operatif.
c.
Keputusan operatif
Keputusan operatif adalah keputusan yang
diambil oleh manajer operatif dalam rangka pelaksanaan gagasan, arahan, dan
paduan manajer eksekutif. Yang dimaksudkan dengan pelaksanaan ialah segala
kegiatan operasional hasil kerja, baik berbentuk barang maupun jasa.
d.
Keputusan teknis
Keputusan ini adalah yang paling rendah derajatnya
yang diambil oleh para pengawas atau mandor. Sesuai dengan namanya, keputusan
ini mengenai masalah-masalah teknis.
2.
Keputusan berdasarkan kondisi dan situasi
Keputusan berdasarkan kondisi dan situasi
terdiri dari berbagai jenis yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
a.
Keputusan menurut sistem
1)
Sistem keputusan tertutup (closed decision system)
Sistem ini menganggap bahwa keputusan
terisolasikan dari input-input yang tidak diketahui dari lingkungan. Pada
sistem ini si pengambil keputusan dianggap:
a)
Memiliki pengetahuan tentang seperangkat alternatif dan konsekuensi
hasil masing-masing.
b)
Mempunyai metode yang mungkin ia membuat urutan pilihan dari
alternatif-alternatif.
c)
Memilih alternatif yang dapat meningkatkan secara maksimal, misalnya
keuntungan atau volume perdagangan.
2)
Sistem keputusan terbuka (open decision system)
Sistem ini
memandang keputusan berada dalam lingkungan yang rumit dan tak dikenal.
Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan, dan pada gilirannya proses keputusan
mempengaruhi lingkungan. Model keputusan terbuka menganggap bahwa pengambil
keputusan:
a)
Tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasilnya.
b)
Melakukan penyelidikan yang terbatas untuk menemukan beberapa alternatif
yang memuaskan.
c)
Membuat keputusan yang memuaskan taraf aspirasi.
b.
Keputusan menurut urgensi
1)
Keputusan vital; keputusan yang sangat penting yang menentukan berhasil
tidaknya suatu usaha.
2)
Keputusan penting; keputusan untuk menghindarkan kerugian, baik kerugian
uang, tenaga, benda, maupun waktu.
3)
Keputusan biasa; keputusan yang tidak begitu mendesak.
4)
Keputusan formalitas; kaputusan yang hanya formalitas saja.
c.
Keputusan menurut efek
1)
Keputusan managerial; keputusan yang berhubungan dengan pengolahan suatu
pekerjaan, yang diambil untuk mengakhiri masalah yang berkaitan dengan
pengelolaan pekerjaan tersebut.
2)
Keputusan teknis; keputusan yang diambil untuk menanggulangi masalah
teknis pekerjaan.
3)
Keputusan ekonomis; keputusan yang mempunyai efek ekonomis untuk
mengakhiri masalah-masalah ekonomis.
4)
Keputusan yuridis; keputusan yang bersifat yuridis dan mempunyai efek
yuridis.
5)
Keputusan politis; keputusan yang mempunyai efek politis, yang dapat
berpengaruh pada bidang politik.
d.
Keputusan menurut daya laku
1)
Keputusan definitif; keputusan yang pasti dan final, yang tidak perlu
ditinjau kembali.
2)
Keputusan sementara; keputusan yang belum definitif, yang sewaktu-waktu
dapat ditinjau kembali.
3)
Keputusan darurat; keputusan yang diambil karena keadaan terpaksa. Bila
keadaan sudah normal, keputusan akan dicabut kembali.
e. Keputusan menurut frekuensi
1)
Keputusan insidental; keputusan yang diambil secara tiba-tiba atau
sewaktu-waktu disebabkan situasi menghendaki demikian.
2)
Keputusan rutin; keputusan yang dilakukan berulang-ulang secara tetap.
f.
Keputusan menurut kemampuan organisasi
1)
Keputusan terprogram; Jenis keputusan ini adalah keputusan yang dapat
diprakhususkan dengan suatu perangkat peraturan atau tatacara keputusan.
2)
Keputusan takterprogram; keputusan yang berlangsung hanya satu kali atau
yang brulangkali yang setiap kali berubah apabila dikehendaki.
D.
Langkah-langkah Dasar Pengambilan Keputusan
1.
Identifikasi masalah
Dalam mengkaji masalah ini, jawaban dari
beberapa pertanyaan berikut ini akan memperjelas perumusan masalah:
a.
Mengapa masalah itu harus
dipecahkan?
b.
Apa untung ruginya?
c.
Faktor-faktor apa yang berpengaruh?
d.
Kapan harus diselesaikan?
e.
Berapa biaya yang diperlukan?
f.
Harapan apa yang dapat diperoleh?
g.
Bagaimana melaksanakannya?
h.
Siapa yang akan diikutsertakan?
2.
Pengumpulan data
Untuk memecahkan masalah, data sangat
diperlukan. Dan data ini sudah tentu harus relevan. Untuk inilah pentingnya
sistem informasi dalam suatu manajemen. Dan bukan saja informasi yang masuk,
kemudian disimpan untuk hasil karya sendiri atau hasil pemecahan suatu masalah
di waktu-waktu yang lampau, kemudian catatannya disimpan, kalau-kalau
diperlukan dikemudian hari, untuk bahan perbandingan dan untuk dijadikan
landasan pemecahan masalah yang mungkin sama, atau untuk kegiatan lain.
Ada sumber-sumber informasi luar dan
dalam. Sumber luar adalah yang berikut:[6]
a. Lingkungan – sosial, politis, hukum,
lokal, ekologis, dsb.
b. Ekonomi – kecenderungan, ramalan,
korelasi, data tentang keadaan sekarang, tingkat bunga, dsb.
c. Persaingan – produk, perusahaan, daerah,
luasnya, kemungkinan rencana, dsb.
Sumber-sumber dalam adalah:
a.
Keuangan – modal, pembikinan, pemasaran, inventaris, laba, dsb.
b.
Non-keuangan – organisasi, personalia, metode, kemudahan, dsb.
3.
Analisis data
Pada tahap ini, data yang sudah terkumpul
diolah dengan sistematis, sesuai dengan pertanyaan yang dirumuskan pada tahap
identifikasi masalah tdi. Data yang sudah dikumpulkan itu kini menjadi
informasi, karena kini dipergunakan dalam hal untuk mengambil keputusan. Oleh
karena itu, penganalisisan data harus dihubungkan dengan serangkaian pertanyaan
berikut:
a.
Situasi yang bagaimanakah yang menimbulkan masalah yang sedang dihadapi?
b.
Apakah latar belakang daripada masalah ini dan masalah-masalah lain yang
telah pernah dihadapi oleh organisasi?
c.
Apa pengaruh dan hubungan antara masalah yang dihadapi sekarang dengan
tujuan, rencana, kebijaksanaan, dan program kerja dan kegiatan-kegiatan
organisasi lainnya?
d.
Menurut perkiraan, apakah konsekuensi yang akan timbul jika sesuatu
keputusan diambil?
e.
Apakah pemecahan masalah yang dihadapi sesuai dengan kapasitas nyata
daripada organisasi?
f.
Apakah timing pengambilan keputusan sudah tepat?
g.
Informasi yang dimiliki pun seharusnya memungkinkan seorang pemimpin
untuk menjawab pertanyaan: apakah keputusan yang akan diambil bersifat satu
kali ataukah bersifat repetitif?
h.
Siapa yang akan ditugaskan mengambil tindakan?
4.
Penentuan alternatif
Data yang sudah dianalisis itu menimbulkan
beberapa alternatif yang Harus diambil salah satu yang menurut pertimbangan
paling baik. Dalam penentuan alternatif ini tidak mungkin minta tolong pada
komputer. Penentuan alternatif harus berdasarkan pertimbangan yang matang,
berlandaskan pemikiran yang masak.
Pertanyaan-pertanyaan berikut ini dapat
dijadikan pedoman dalam menentukan sifat penugasan tersebut:
a.
Siapakah yang pada instansi terakhir akan mengambil keputusan dan
informasi apakah yang akan dibutuhkannya?
b.
Spesialisasi dan fungsionaris apakah yang akan turut terlibat dalam
proses pengambilan keputusan maupun dalam proses pelaksanaan daripada keputusan
yang akan diambil?
c.
Siapakah yang akan terkena oleh keputusan yang akan diambil?
d.
Atas faktor strategis apakah keputusan itu tergantung?
Jika penugasan individu-individu untuk
menganalisis alternatif yang telah dilakukan, maka langkah berikutnya adalah
analisisnya sendiri, yang pada hakikatnya terdiri dari langkah-langkah sebagai
berikut:
1) Mengetahui sifat-sifat khas daripada keadaan yang dihadapi.
2) Menganalisis data dan fakta-fakta dalam hubungannya dengan sejarah
organisasi.
3) Motivasi dalam pengambilan keputusan.
5.
Pelaksanaan alternatif
Jika alternatif telah diputuskan, maka
langkah selanjutnya adalah pelaksanaan alternatif tersebut yang menghendaki
direalisasikannya dalam bentuk kegiatan-kegiatan. Pelaksanaan tersebut harus
sinkron dengan strategi yang sudah digariskan. Dalam organisasi kekaryaan sudah
biasa terdapat rintangan. Rintangan terhadap jalannya pelaksanaan keputusan
itu. Tetapi bagi seorang pengambil keputusan yang berpengetahuan dan
berpengalaman luas, rintangan-rintangan sudah diperhitungkan pada tahap pertama
pada waktu merumuskan masalah. Oleh sebab itu, guna menghilangkan setiap
penghalang sudah diketahui caranya.
6.
Penilaian
Penilaian atau evaluasi adalah tahap akhir
proses pengambilan keputusan. Penilaian dilakukan untuk mengetahui apakah
kegiatan yang dilaksanakan cocok dengan perencanaan. Kalau tidak, harus segera
diadakan tindakan-tindakan untuk memperbaikinya. Penilaian harus objektif. Agar
benar-benar objekif untuk penilaian ini dapat dimintakan orang ketiga, baik
yang terlibat langsung, maupun tidak langsung dalam proses pengambilan.
E.
Sarana Pengambilan Keputusan
1.
Rapat (meeting)
Rapat merupakan suatu bentuk media
komunikasi kelompok resmi yang besifat tatap muka, yang sering diselenggarakan
oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Langkah-langkah dalam mengefektifkan rapat:[7]
a.
Persiapan
Persiapan meliputi kegiatan sebagai
berikut:
1) Merumuskan masalah yang akan dibawa ke
rapat
2) Menentukan orang-orang yang akan diminta
menjadi peserta rapat
3) Menetapkan tempat dan waktu rapat
4) Menyusun agenda
5) Membuat surat undangan
6) Membuat daftar hadir
7) Menyediakan audio visual aids
8) Menunjuk notulis.
b.
Pelaksanaan
1)
Mempersiapkan para peserta rapat mengisi daftar hadir
2)
Membuka rapat, diteruskan dengan pemberitahuan siapa-siapa yang tidak
hadir, dan pembacaan agenda rapat
3)
Memaparkan tujuan rapat
4)
Mempersilakan peserta rapat memberikan tanggapan
5)
Memelihara berlangsungnya pembahasan masalah, sehingga teratur dan
tertib
6)
Membacakan simpulan, dilanjutkan dengan penutupan rapat.
c.
Penilaian
1)
Menginstruksikan kepada notulis untuk menyusun secara sistematis dan
memperbanyak hasil kerjanya
2)
Mengkaji hasil pengetikan notulis
3)
Mentransformasikan simpulan rapat ke dalam bentuk surat putusan, atau
instruksi, atau surat edaran, atau bentuk-bentuk lainnya sesuai dengan isi,
urgensi, situasi, dan kondisi
4)
Memasukkan semua hasil rapat dalam map atau order untuk disimpan dalam
lemari arsip.
2.
Curah saran (brainstorming)
Pada dasarnya pendekatan tersebut berupaya
untuk mencari ide-ide dengan jalan menyatukan upaya-upaya beberapa orang yang
bertindak sebagai suatu kelompok yang mencari pemecahan atas suatu masalah. [8]Ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan curah saran ini:
1)
Para peserta duduk mengelilingi meja dengan jumlah tidak lebih dari 15
orang.
2)
Suasana diciptakan sedemikian rupa sehingga tidak formal.
3)
Karena tujuan curah saran adalah untuk menampung gagasan
sebanyak-banyaknya dalam waktu sesingkat-singkatnya untuk memecahkan suatu
masalah.
4) Pemrakarsa curah saran mengumumkan kepada peserta masalah yang akan
dipecahkan.
5)
Curah saran akan berhasil apabila peserta hampir sama derajat fungsinya.
6)
Diskusi dalam curah saran sengaja tidak menggunakan pola tertentu.
7)
Peserta digalakkan untuk berpartisipasi.
8)
Selama diskusi, penilaian atau kritik apapun tidak dibenarkan.
9)
Semua gagasan dituangkan dalam bentuk tulisan.
10) Begitu curah saran selesai dan semua
gagasan dihimpun dalam bentuk yang mudah diperiksa, maka kegiatan meningkat
pada tahap penilaian secara menyeluruh.
SUMBER
Benge, Eugene J., Pokok-pokok Manajemen
Modern, Pustaka Binaan Pressindo, Jakarta, 1994.
Effendy, Onong U., Sistem Informasi
Manajemen, Mandar Maju, Bandung, 1996.
Siagian, Sondang P., Sistem Informasi
Untuk Pengambilan Keputusan, Jakarta, 1988.
Silalahi, Ulbert, Studi Tentang Ilmu
Administrasi, Sinar Baru Algensindo, Bandung, 1989.
Winardi, Asas-asas Manajemen, Mandar Maju,
Bandung, 1990.
SITUS WEB
http://www.slideshare.net/bang_qq/peran-sistem-informasi-manajemen-dalam-pengambilan-keputusan-organisasi situs web tentang pengambilan
keputusan
http://www.slideshare.net/bang-qq/peran-sistem-informasi-manajemen-dalam-pengambilan-keputusan-organisasi situs web tentang peran sistem informasi
manajemen dalam pengambilan keputusan organisasi.
0 komentar:
Posting Komentar